29 / 10 / 2025
Jak zmniejszyć ryzyko wyboru fałszywego podwykonawcy w transporcie
Współpraca z podwykonawcami powinna być oparta o stałych, sprawdzonych podwykonawców.
Powierzanie ładunku nowemu podwykonawcy, pozyskiwanemu ad hoc, powinno mieć miejsce jedynie w stanie konieczności – braku możliwości wykonania zlecenia przez stałego podwykonawcę.
Nowemu podmiotowi nie należy powierzać ładunków mienia o podwyższonym ryzyku kradzieżowym (jak np. elektronika), ładunków o wysokiej wartości, ładunków wymagających szczególnego postępowania (np. szczegółowe instrukcje nadawcy, zlecenie dodatkowych czynności lub tp).
Zaliczenie do grona stałych podwykonawców powinno następować stopniowo, wraz z praktycznym potwierdzeniem jakości świadczonych usług. Wykonanie jednego czy kilku zleceń nie stanowi jeszcze wystarczającej podstawy do właściwej oceny. Ocena współpracy z podwykonawcą powinna być ponawiana okresowo.
Nawiązując współpracę z nowym podwykonawcą, należy pozyskać od niego niezbędne dokumenty (skany):
- Odpis z KRS lub wpis do CEIDG,
- Zaświadczenie o nadaniu nr REGON,
- Decyzję o nadaniu nr NIP / NIP UE,
- Licencję wspólnotową i Zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego w zakresie przewozu rzeczy,
- Polisę ubezpieczenia OCPD.
Zalecane jest również zwrócenie się o przesłanie:
- Pisemnych referencji od dotychczasowych zleceniodawców,
- Pisemnego upoważnienia dla osoby kontaktującej się (wskazanej imiennie) do przyjęcia zlecenia w imieniu przewoźnika, opatrzonego pieczęcią firmową,
- Pisemnego potwierdzenia dysponowania właściwym środkiem transportu.
Dokumenty firmy powinny być przesłane w formie skanów, nie jest akceptowalne odesłanie do dokumentów udostępnionych poprzez giełdę, jak również przesłanie mailem kopii dokumentów noszących „znaki wodne” jakie z reguły giełdy nakładają na udostępniane dokumenty.
Należy przeanalizować spójność i poprawność danych pomiędzy poszczególnymi dokumentami.
Poszczególne dokumenty należy zweryfikować w internetowych bazach danych [CEIDG, KRS, baza REGON, Krajowy Rejestr Elektroniczny Przedsiębiorców Transportu Drogowego].
W przypadku pisemnych referencji dotychczasowych zleceniodawców rekomendowane jest skontaktowanie się z ich wystawcami w celu potwierdzenia ich autentyczności.
W celu weryfikacji ważności polisy OCPD należy skontaktować się telefonicznie lub mailowo
z ubezpieczycielem – wystawcą polisy. Niektórzy ubezpieczyciele udostępniają możliwość samodzielnego zweryfikowania polisy on-line poprzez dedykowaną stronę internetową.
W przypadku weryfikacji dokumentu droga telefoniczną dla celów dowodowych należy sporządzić notatkę z rozmowy telefonicznej, podając w niej imię i nazwisko rozmówcy.
Przy weryfikacji dokumentów urzędowych należy zwrócić uwagę na zgodność z obowiązującym wzorem dokumentu.
Polisa OCPD podwykonawcy musi spełniać następujące kryteria:
ü Rodzaj transportu adekwatny do zlecenia (ruch krajowy, ruch międzynarodowy),
ü Zakres terytorialny adekwatny do zlecenia,
ü Suma ubezpieczenia adekwatna do powierzanego ładunku
ü Jeżeli otrzymany dokument zawiera informacje odnoszące się do zakresu ochrony, należy upewnić się, że ochrona obejmuje szkody polegające na kradzieży lub rabunku oraz że dany rodzaj mienia nie jest wyłączony z ochrony
Kontakt z podwykonawcą nie powinien opierać się wyłącznie na jednym kanale komunikacji !!!
- Jeśli zleceniobiorca podał kontakt tylko poprzez komórkowy numer telefonu, należy poprosić o podanie stacjonarnego numeru telefonu do siedziby firmy (oraz zadzwonić na ten numer w celu weryfikacji, czy numer jest prawidłowy oraz czy osoba kontaktująca się jest pracownikiem uprawnionym do przyjęcia zlecenia),
- W przypadku kontaktu mailowego – należy poprosić o podanie telefonów kontaktowych
i nawiązać kontakt telefoniczny dla weryfikacji (zgodnie z pkt powyżej). - Należy zwrócić uwagę na adres e-mail – często posługują się adresem łudząco podobnym do prawidłowego, zawierającym np. literówki lub dodatkowe nie mające sensu znaki, np. osoba@unipa.pl lub osoba@uniqapl.com lub osoba@uniqa-polska.pw
- W przypadku kontaktu przez wewnętrzny komunikator giełdy lub komunikator typu Skype, WhatsApp – należy postępować tak jak przy kontakcie mailowym.
- Zalecane jest sprawdzenie, czy adres siedziby firmy jest autentyczny (można tu oprzeć się na Google Maps / StreetView sprawdzając, czy taki adres istnieje i co się pod nim znajduje).
Zagrożenie: zmiany właścicielskie
- przejęcie firmy przewozowej działającej w formie Spółki z o.o. przez nowych właścicieli niedługo przed wyłudzeniem zlecenia przewozu i dokonaniem zaboru towaru (często jest to seria wielu wyłudzeń w ciągu kilku dni),
- nowi udziałowcy często noszą wschodnio brzmiące nazwiska, a jeżeli są to podmioty gospodarcze, to często są zarejestrowane zagranicą (np. Cypr, Rumunia, Bułgaria, Ukraina etc.) a jeżeli są polskimi podmiotami, to mają często siedziby w wirtualnych biurach,
- nowi członkowie zarządu mający polskie obywatelstwo często mają „niskie” numery PESEL np. 94xxxxxxxxx,
- przestępcy bazują na reputacji przejętej firmy, jej historii oraz komplecie autentycznych dokumentów,
- w przypadku podmiotu, z którym prowadzona byłą współpraca w przeszłości, a teraz następuje całkowita zmiana danych kontaktowych (inna osoba do kontaktu, inny adres mailowy firmy, inne numery telefonów kontaktowych) – należy zachować wzmożoną czujność.
- zmiany właścicielskie są ujawniane w KRS z opóźnieniem i są widoczne wyłącznie w odpisie pełnym, a nie w odpisie aktualnym (ale odpis pełny można za darmo pobrać ze strony internetowej KRS).
Giełdy transportowe są często miejscem aktywności przestępców w celu wyłudzenia ładunku.
Należy zwracać uwagę na rzeczywisty standard bezpieczeństwa oferowany daną giełdę transportową, rzeczywisty (a nie jedynie deklarowany) poziom weryfikacji przez giełdę nowo wchodzących użytkowników.
Z reguły giełdy zastrzegają w regulaminach brak odpowiedzialności za zamieszczane na nich dokumenty i informacje, nawet wtedy gdy zawierają opcję „Autoryzacji/weryfikacji” dokumentów.
Zgodnie z orzecznictwem skorzystanie z giełdy nie stanowi w żadnym przypadku przesłanki dochowania należytej staranności w wyborze podwykonawcy, a nawet oparcie się wyłącznie na informacjach z giełdy może być uznane za winę w wyborze.
